Effektivt netværksarbejde på internationale branchekonferencer handler mindre om at hilse på flest muligt og mere om at skabe kontakter, som begge parter kan få glæde af bagefter. Mellem oplæg, kaffekøer og støjende receptioner er tiden knap. Med lidt forberedelse, konkrete spørgsmål og plads i kalenderen til opfølgning kan du få mere ud af samtalerne uden at gøre konferencen til en lang salgstale.
Forbered dit netværksarbejde på internationale branchekonferencer
Begynd med et konkret formål. Måske leder du efter en distributør i et bestemt land, faglig sparring om en ny standard eller kontakt til nogen, der har løst en opgave, du selv sidder med. Et mål om at tale med tre relevante leverandører er mere anvendeligt end blot at ville udvide dit netværk. Det hjælper dig også med at vælge mellem to parallelle oplæg.
Læs programmet og eventuelle offentlige deltagerprofiler nogle dage før afrejse. Og ipps2018.se
kan du gemme sammen med dine mødenoter, så konferencens webadresse er let at finde undervejs. Udvælg en håndfuld personer, og skriv en kort note om, hvorfor du gerne vil møde dem. Lad der være luft i kalenderen. En samtale efter et oplæg kan vise sig at være mere relevant end et møde, du bookede flere uger tidligere.
Gem tre ting på telefonen, så du ikke skal lede efter dem midt i foyeren:
- En præsentation af dit arbejde på to eller tre sætninger, også på konferencens arbejdssprog.
- Et konkret spørgsmål til hver af de personer, du gerne vil tale med.
- Dine kontaktoplysninger og eventuelt et kort eksempel på en relevant opgave.
Hvis du skriver på forhånd, så foreslå et kort møde med et tydeligt tidspunkt og sted, eksempelvis ti minutter ved kaffebaren efter formiddagens oplæg. Forklar kort, hvad du gerne vil spørge om. Modtageren skal kunne vurdere relevansen uden først at bede om en længere forklaring.
Start samtaler på internationale branchekonferencer uden en salgstale
Den første sætning behøver ikke være original. Tag udgangspunkt i noget, I begge har oplevet: oplægget, en demonstration eller et spørgsmål fra salen. Du kan eksempelvis spørge: »Hvordan passer oplægsholderens forslag med den måde, I arbejder på?« Det giver samtalen et fagligt udgangspunkt og åbner for mere end et ja eller nej.
Når du præsenterer dig, så beskriv dit arbejde frem for at remse titler og ydelser op. »Jeg hjælper mindre producenter med at få styr på deres reservedelslager« er mere konkret end en bred beskrivelse af forretningsudvikling. Fortæl derefter, hvad du er nysgerrig på ved konferencen. Så får den anden person noget at spørge ind til.
Lyt efter detaljer, du kan følge op på. Hvis din samtalepartner nævner lange leveringstider, kan du spørge, hvor i processen forsinkelserne opstår. Undgå straks at dreje samtalen over på dit eget produkt. En brugbar samtale kræver, at du faktisk forstår den andens situation.
Står to personer allerede i en tæt samtale, så vent på en naturlig pause eller find en anden at tale med. Ved et åbent ståbord kan du spørge, om du må slutte dig til selskabet. Rund også samtalen tydeligt af. Tak for snakken, nævn et konkret emne, du gerne vil følge op på, og aftal, hvordan I holder kontakten, før I går hver til sit.
Tilpas sprog og mødeform til den enkelte
På en international konference har deltagerne ofte forskellige forudsætninger for at tale konferencens arbejdssprog. Tal tydeligt og i et roligt tempo, men ikke højere end nødvendigt. Brug korte sætninger, og forklar interne forkortelser. Ordspil og lokale talemåder kan skabe forvirring, især når I samtidig skal høre hinanden gennem musik og samtaler fra nabobordene.
Er du usikker på, om du har forstået noget korrekt, så gengiv meningen med dine egne ord. Du kan for eksempel sige: »Så jeres største udfordring er godkendelsen før levering, ikke selve transporten?« Det giver den anden mulighed for at rette en misforståelse med det samme. Bed gerne om at få et navn eller et fagudtryk skrevet ned.
Vær varsom med at bruge nationalitet som forklaring på en persons adfærd. Spørg hellere til konkrete præferencer: Foretrækker vedkommende et kort møde under konferencen eller en samtale ugen efter? Skal en kollega deltage, før I kan drøfte et muligt samarbejde?
Ved følsomme emner som priser, kontrakter eller interne processer bør du foreslå et roligere sted, hvor uvedkommende ikke kan lytte med. En reception er sjældent egnet til detaljerede forhandlinger. Respektér også et kort svar eller et ønske om at gå videre. Ikke alle pauser er ledige mødetider, og nogle deltagere har brug for et øjeblik uden samtaler.
Følg op med noget, modtageren kan bruge
Skriv et par stikord umiddelbart efter hver relevant samtale. Notér navn, emne og det, I eventuelt aftalte. »Vil gerne se et eksempel på en lageroversigt. Jeg sender det tirsdag« er langt mere brugbart end »interessant kontakt«. Hold noterne faglige, og undlad private oplysninger, som ikke har betydning for jeres videre dialog.
Afsæt gerne en halv time sidst på konferencedagen til at gennemgå dine kontakter. Nogle kræver en konkret handling, andre kan vente, og enkelte samtaler behøver ingen opfølgning. Du skylder ikke alle en mødeinvitation. Prioritér de personer, som du har et tydeligt fælles fagligt emne med, og dem, du har lovet at vende tilbage til.
Send din besked, mens samtalen stadig er frisk i hukommelsen, eksempelvis inden for et par arbejdsdage. Henvis til det sted, I mødtes, eller det emne, I talte om, og send det, du lovede. Skriv eksempelvis: »Tak for snakken efter oplægget om lagerstyring. Her er den skabelon, jeg nævnte. Hvis den passer til jeres proces, kan vi tage et kort møde næste uge.«
Foreslå kun ét næste skridt. Et konkret spørgsmål er nemmere at besvare end en lang besked med flere ønsker. Sidder modtageren i en anden tidszone, så angiv tidszonen sammen med mødetidspunktet. Kommer der ikke svar, kan du sende en kort påmindelse efter en uge eller to. Lad derefter kontakten ligge, medmindre du senere har noget nyt og fagligt relevant at dele.